DatenschutzerklärungPrivacy Policy

§ 01Wer wir sindWho we are

ToBeDefined.ai ist ein fünfköpfiges Softwareentwicklungs-Labor aus Bayern (Ingolstadt), bekannt als Finalist der MBDA & brigkAIR Swarm Drone Challenge 2026 bei der ILA Berlin. Wir sind die verantwortliche Stelle für die personenbezogenen Daten, die in dieser Erklärung beschrieben werden. ToBeDefined.ai is a five-person software development lab based in Bavaria, Germany (Ingolstadt), known as a finalist of the MBDA & brigkAIR Swarm Drone Challenge 2026 at ILA Berlin. We are the data controller responsible for the personal data described in this policy.

Für alle Fragen zu dieser Erklärung oder euren Daten erreicht ihr uns über die Kontaktdaten in §09. For all questions about this policy or your data, contact us using the details in §09 below.

§ 02Was wir erhebenWhat we collect

Wenn ihr das Kontaktformular auf der Kontaktseite ausfüllt, erheben wir:When you fill out the contact form on the contact page, we collect:

• Euren Namen — wie ins Formular eingetragen.Your name — as entered into the form.
• Eure E-Mail-Adresse und Telefonnummer — damit wir antworten bzw. zurückrufen können.Your email address and phone number — so we can reply or call you back.
• Eure gewählte Option — Anruf, Videocall oder Frage — sowie euren Freitext, falls ihr eine Frage stellt.Your selected option — call, video call, or question — plus your free-text message if you ask a question.

Wenn ihr den Machbarkeits-Check auf der Startseite nutzt, erheben wir euren Namen, eure E-Mail-Adresse, optional eure Firma und die von euch eingegebene Beschreibung eures Vorhabens (max. 600 Zeichen). Die Vorhabens-Beschreibung — und nur sie, ohne Name und E-Mail — wird zur Analyse an ein KI-Modell übermittelt (bereitgestellt über den API-Dienst OpenRouter, Inc., USA).When you use the feasibility check on the homepage, we collect your name, email address, optionally your company, and the description of your venture you enter (max. 600 characters). The venture description — and only that, without your name or email — is sent to an AI model for analysis (provided via the API service OpenRouter, Inc., USA).

Zusätzlich erhebt unser cookiefreies Analyse-Tool Umami beim Besuch unserer Seiten anonymisierte, aggregierte Statistiken:Additionally, when you visit our pages, our cookie-free analytics tool Umami records anonymized, aggregate statistics:

• Aufgerufene Seiten, verweisende URL (z. B. von welcher Seite ihr kommt) und angeklickte Buttons (z. B. „Book a Call")Pages viewed, referring URL (e.g. which site you came from), and clicked buttons (e.g. "Book a Call")
• Browsertyp, Betriebssystem, Gerätetyp und SpracheBrowser type, operating system, device type, and language
• Ein ungefähres Land, abgeleitet aus eurer IP-Adresse — die IP selbst wird nicht gespeichert, sondern gehashtAn approximate country derived from your IP address — your IP itself is not stored, it's hashed

Umami ist cookiefrei und erstellt keinen dauerhaften Identifikator für euch. Die Daten lassen sich nicht auf euch als Person zurückführen und werden nie mit den Formulardaten kombiniert. Umami is cookie-free and does not create a persistent identifier for you. This data cannot be traced back to you as an individual and is never combined with the data you submit via the form.

Wir erheben nicht: eure Postanschrift, präzise Standortdaten, Browser-Fingerprints, Cookies oder seitenübergreifende Tracking-Kennungen. We do not collect: your postal address, precise location, browser fingerprints, cookies, or cross-site tracking identifiers.

§ 03Warum wir es erhebenWhy we collect it

Name, E-Mail, Telefonnummer und Nachricht nutzen wir ausschließlich, um auf eure Anfrage zu antworten — sei es ein Rückruf, ein Videocall, eine Antwort auf eure Frage oder eine Einschätzung zu eurer Domäne aus dem Machbarkeits-Check. We use your name, email, phone number, and message solely to respond to your inquiry — whether that's a call back, a video call, an answer to your question, or an assessment of your domain from the feasibility check.

Die anonymisierten Umami-Statistiken nutzen wir, um zu verstehen, welche Inhalte und Buttons auf unserer Seite ankommen — nicht, um einzelne Besucher zu identifizieren oder zu profilieren. We use the anonymized Umami statistics to understand which content and buttons on our site resonate — not to identify or profile individual visitors.

Wir nutzen eure Daten nicht für Marketing, geben sie nicht an Sponsoren oder Partner weiter, verkaufen sie nicht und erstellen keine Nutzerprofile. We do not use your data for marketing, share it with sponsors or partners, sell it, or build user profiles from it.

§ 04RechtsgrundlageLegal basis

Für das Kontaktformular und den Machbarkeits-Check: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen auf eure Anfrage hin) — ihr kontaktiert uns aktiv, um eine mögliche Zusammenarbeit zu besprechen. For the contact form and the feasibility check: Art. 6(1)(b) GDPR (pre-contractual measures taken at your request) — you're actively reaching out to discuss a potential collaboration.

Für die Umami-Statistiken: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) — da cookiefrei, anonymisiert und ohne Personenbezug, ist keine Einwilligung erforderlich. For the Umami statistics: Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest) — since it's cookie-free, anonymized, and involves no personal identification, consent is not required.

§ 05Wo es gespeichert wirdWhere it's stored

Formular-Einsendungen gehen von eurem Browser an unseren eigenen Server und werden von dort als E-Mail an uns zugestellt — über Resend, Inc. (USA) als E-Mail-Versanddienstleister. Resend ist SOC-2-Type-2-geprüft und nutzt EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) als Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung in die USA. Mehr dazu in Resends Datenschutzerklärung. Form submissions go from your browser to our own server and are delivered to us from there as email — via Resend, Inc. (USA) as the email delivery provider. Resend is SOC 2 Type 2 audited and relies on EU Standard Contractual Clauses (SCCs) as the legal basis for the transfer of data to the US. More in Resend's privacy policy.

Beim Machbarkeits-Check wird die eingegebene Vorhabens-Beschreibung (ohne Name und E-Mail) zur Analyse an OpenRouter, Inc. (USA) übermittelt, die die Anfrage an das von uns eingesetzte KI-Modell weiterleiten. Wir nutzen die Eingaben nicht zum Training von KI-Modellen. For the feasibility check, the venture description you enter (without your name and email) is sent for analysis to OpenRouter, Inc. (USA), which routes the request to the AI model we use. We do not use your input to train AI models.

Analyse-Daten (die anonymisierten Statistiken aus §02) laufen über eine selbst gehostete Umami-Instanz (betrieben über unseren Hosting-Partner OT Consulting, Deutschland). Da keine Cookies gesetzt und keine personenbezogenen Daten im herkömmlichen Sinn verarbeitet werden, ist der Drittlandbezug hier rechtlich unkritischer als bei klassischen Tracking-Tools wie Google Analytics — zusätzlich verbleiben die Daten technisch bei einem in Deutschland betriebenen Server. Analytics data (the anonymized statistics from §02) runs through a self-hosted Umami instance (operated via our hosting partner OT Consulting, Germany). Since no cookies are set and no personal data is processed in the conventional sense, the third-country aspect here is legally less critical than with conventional tracking tools like Google Analytics — additionally, the data technically remains on a server operated in Germany.

§ 06Wie lange wir es aufbewahrenHow long we keep it

Anfragen über das Kontaktformular und den Machbarkeits-Check löschen wir, sobald sie bearbeitet sind und keine weitere Kommunikation mehr ansteht — in der Regel innerhalb von 12 Monaten nach eurem letzten Kontakt mit uns. Ihr könnt jederzeit eine frühere Löschung verlangen (siehe §08). We delete contact form and feasibility check inquiries once they're resolved and no further communication is expected — typically within 12 months of your last contact with us. You can request earlier deletion at any time (see §08).

Hinweis: Dieser Zeitraum ist unser aktueller interner Standard, keine gesetzlich fixierte Frist — bei Bedarf passen wir ihn an. Note: this timeframe is our current internal standard, not a legally fixed period — we adjust it as needed.

§ 07Wer Zugriff hatWho has access

Zugriff auf eure Kontaktdaten haben ausschließlich:The only parties with access to your contact data are:

• Die fünf Mitglieder des ToBeDefined.ai-TeamsThe five members of the ToBeDefined.ai team
• Resend, als Auftragsverarbeiter für die E-Mail-Zustellung (technischer Zugriff auf die Versandinfrastruktur)Resend, in their capacity as data processor for email delivery (technical access to the delivery infrastructure)
• OpenRouter (KI-API-Dienst), ausschließlich für die beim Machbarkeits-Check eingegebene Domäne (ohne Name und E-Mail)OpenRouter (AI API service), solely for the domain entered in the feasibility check (without name and email)

Keine Dritten — einschließlich Sponsoren, Wettbewerbspartner, Werbenetzwerke oder andere Analyse-Anbieter — erhalten Zugriff auf eure Daten. No third parties — including sponsors, competition partners, advertising networks, or other analytics providers — have access to your data.

§ 08Eure RechteYour rights

Nach der DSGVO habt ihr das Recht auf:Under GDPR, you have the right to:

• Auskunft — welche Daten wir über euch gespeichert habenAccess — what data we hold about you
• Berichtigung — Korrektur falscher DatenRectification — correction of inaccurate data
• Löschung — Löschung eurer DatenErasure — deletion of your data
• Einschränkung — Einschränkung der VerarbeitungRestriction — restriction of processing
• Datenübertragbarkeit — eine Kopie in maschinenlesbarem FormatPortability — a copy in a machine-readable format
• Widerspruch — gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter InteressenObjection — to processing based on legitimate interests
• Beschwerde — bei eurer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Für Bayern ist das das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).Lodge a complaint — with your local data protection authority. For Bavaria, this is the Bavarian Data Protection Authority (BayLDA).

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreibt uns an die E-Mail unten. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen, meist deutlich schneller. To exercise any of these rights, email us at the address below. We'll respond within 30 days, usually much sooner.

§ 09KontaktContact

§ 10Änderungen dieser ErklärungChanges to this policy

Wenn wir diese Erklärung ändern, aktualisieren wir Versionsnummer und Gültigkeitsdatum oben auf der Seite. Über wesentliche Änderungen (was wir erheben, warum, wer Zugriff hat) informieren wir per E-Mail, sofern wir eure Daten noch haben. If we change this policy, we'll update the version number and effective date at the top of the page. We'll notify anyone whose data we still hold via email about material changes (what we collect, why, or who has access).